Grundlagen zu Richtlinien

Es liegt allein in der Verantwortung des Unternehmens, welche Regelungen zur betrieblichen Mobilität getroffen werden. Nehmen Sie diese Verantwortung wahr! Nach erfolgter Status-quo-Analyse entwickeln Sie Ihre Richtlinien nach Maßgabe nachstehender Empfehlungen weiter.

Die mobilitätsbezogenen Regelungen/Vorgaben in Ihrem Betrieb sollten auf die grundsätzliche Unternehmensstrategie Bezug nehmen und den Zusammenhang zu Teilkonzepten/-zielen wie der Nachhaltigkeits- und/oder Klimastrategie transparent machen. In den Regelwerken sollten diese Grundlagen und Zielsetzungen explizit benannt werden.

Sie können die Regelungen selbst ausformulieren und als Unternehmen verabschieden. Die Richtlinien geben somit den erklärten Willen der Geschäftsleitung als das für das Unternehmen maßgeblich handelnde Organ wieder. Neben grundlegenden Aspekten wie Transparenz, Klarheit, Compliance sind natürlich auch weitere Rahmenbedingungen wie Gesetze und Verordnungen zu beachten, wozu auch steuerrechtliche Aspekte gehören. Es ist jedoch nicht vorgegeben, hier alle Möglichkeiten zur Steueroptimierung maximal auszuschöpfen.

Wägen Sie vorher ab, welche Anreize Ihre Regelungen geben, ob bewusst/gewollt oder evtl. indirekt/unbewusst. Werden die Impulse so gegeben, dass ein Ergebnis im Sinne Ihrer Unternehmenszielsetzung zu erwarten ist?

Je nach gelebter Unternehmenskultur kann es vorteilhaft sein, andere Akteursgruppen wie z.B. die Beschäftigten oder deren Vertretung (Betriebsrat) in die Formulierung von Regelwerken einzubeziehen (z.B. in Form von Betriebsvereinbarungen). So können gute Vorschläge aus der Belegschaft einfließen und zudem die Akzeptanz der Regelungen gesteigert werden, zumal wenn die Beweggründe für die Regelungen verdeutlicht werden. Andererseits kann nicht allen Wünschen und Ansprüchen aus der Belegschaft entsprochen werden. Letztendlich entscheidet die Geschäftsführung. Kommunizieren Sie im Anschluss die neuen Richtlinien und verdeutlichen Sie, warum Sie die Regelungen final so verabschiedet haben, einschließlich Ihrer Abwägung bei Zielkonflikten.

Bisweilen kann es notwendig sein, Ausnahmen von der grundlegenden Regelung zuzulassen. Legen Sie die Kriterien für Ausnahmen möglichst konkret fest. Formulieren Sie auch bewusst aus, was eine Kann-, Soll- oder Mussvorschrift ist.

Definieren Sie das Procedere, wie Ausnahmen beantragt und begründet werden müssen und wer hierüber entscheidet: idealerweise eine Führungskraft oder gar die Geschäftsleitung selbst.

Haben Sie auch ein Auge darauf, dass die Vorgaben umgesetzt werden und z.B. Ausnahmen nur in wirklich begründeten Fällen zugelassen werden. Bei wiederholten oder gravierenden Verstößen sollten Sie intervenieren.

Wie im Management üblich unterziehen Sie auch Ihre Mobilitätsvorgaben einem Controlling. Tragen die Regeln und deren praktische Handhabung zum Erreichen der Ziele bei? Erfassen Sie entsprechende Daten und analysieren Sie regelmäßig Auswertungen etc. Definieren Sie Zielwerte und Indikatoren und verfolgen Sie, ob sich diese wie gewünscht entwickeln. Kommunizieren Sie erreichte (Zwischen-)Ziele, aber auch Fehlentwicklungen an die Belegschaft. Falls erforderlich, müssen Sie nachsteuern und z.B. weitergehende Regelungen verabschieden.

Soweit Sie oben genannte Aufgaben nicht selbst wahrnehmen möchten, schaffen/bestimmen Sie hierzu eine Stelle, die für alle Aspekte der betrieblichen Mobilität federführend oder koordinierend zuständig ist. Im Idealfall kümmert sich ein:e Mobilitätsmanager:in oder Mobilitätsbeauftragte:r um diese Fragen. Die VDI-Richtlinie 5110, Blatt 1 gibt Ihnen hierzu Hilfestellung.

Gibt es in Ihrem Unternehmen bereits Richtlinien wie eine Fuhrpark-/Car-Policy oder Geschäftsreiseregelungen? Werden auch an anderen Stellen mobilitätsbezogene Aspekte geregelt? Etablieren Sie eine MobilityPolicy, deren Grundidee es ist, dass in dieser möglichst alle die Mobilität betreffenden Aspekte geregelt werden. Außerdem wird in nur einer MobilityPolicy die Vielfalt der Möglichkeiten („Mobilitäts-Buffet“) besser im Überblick sichtbar.

Hinterfragen Sie, ob Sie die Mobilität Ihrer Beschäftigten überhaupt finanziell unterstützen möchten/müssen, und wenn ja, dann etablieren Sie möglichst ein Mobilitätsbudget, das nach bestimmten Vorgaben für alle möglichen Verkehrsmittel verwendet werden kann. Idealerweise wird bei PKWs differenziert zwischen betrieblichen und privaten Fahrten. Gestalten Sie die Regelungen so, dass Anreize zugunsten nachhaltiger Mobilität gesetzt werden. Das bloße Bereitstellen von Geld in Form von Gutscheinen ergibt wenig Sinn. 

Denken Sie auch daran, ggf. andere Regelwerke wie z.B. Arbeits- und Dienstverträge bzgl. mobilitätsbezogener Aspekte (z.B. Dienstwagenbereitstellung, Mobilitätsbudget) anzupassen.