Stellen Sie sich zunächst die grundsätzlichen Fragen: Ist die Beschaffung von Fahrzeugen und somit das Vorhalten eines Fuhrparks aus betrieblichen Gründen zwingend notwendig? Zu welchen Zwecken sind welche Fahrzeuge erforderlich? Lassen sich die betrieblichen Mobilitätsbedürfnisse auch mit weniger, anderen oder sogar keinen betriebseigenen Fahrzeugen bewerkstelligen? Wären Carsharing (ggf. auch unternehmensübergreifend), gelegentlich ein Mietwagen/Taxi oder ein anderes Verkehrsmittel Alternativen, vor allem um Spitzenlasten abzudecken? Dann könnten Sie Ihre Fuhrparkkosten drastisch verringern. Analysieren Sie Ihren Fuhrpark und die Mobilitätsbedarfe, ggf. auch mit externer Unterstützung.

Wenn Fahrzeuge für geschäftliche Fahrten zwingend notwendig sind, ist die Bereitstellung als Fahrzeugpool meist deutlich effizienter als die Zuordnung zu einzelnen Abteilungen oder gar Personen, weil die Auslastung der Fahrzeuge steigt. Dieses innerbetriebliche Autoteilen (Corporate Carsharing) können Sie zudem eventuell (außerhalb der Geschäftszeiten) zum Carsharing für betriebsfremde Personen ausbauen – und somit Auslastung und Effizienz Ihres Fuhrparks nochmals steigern. Wenn auch Mitarbeitende die Betriebsfahrzeuge für private Zwecke nutzen dürfen, sollten hierfür kostendeckende Entgelte/Kilometerpauschalen abgerechnet werden.

Problematisch ist es, wenn individuell zugeordnete Fahrzeuge zur Privatnutzung freigegeben werden; so beeinflusst der Betrieb massiv, wie die Beschäftigten auch privat unterwegs sind. Sie können die Privatnutzung von Firmenwagen generell untersagen. Sind Privatfahrten erlaubt, sollten diese explizit erfasst (via Fahrtenbuch/-tool) und kostendeckend berechnet werden, um Fehlanreize zu vermeiden. Achten Sie auch darauf, dass die unerwünschte Nutzung von Fahrzeugen und Tankkarten wirksam unterbleibt.

Gewähren Sie Ihren Beschäftigten kein Incentive in Form eines Autos. Wo dies der Fall ist, subventioniert der Betrieb einseitig die Autonutzung. Bieten Sie auch Alternativen an (siehe Mobilitätsbudget) oder zahlen Sie einfach einen gleichwertigen Betrag als Gehalt aus. Wägen Sie ab, ob bloße Aspekte der Steueroptimierung mit Ihrer Nachhaltigkeitsausrichtung kompatibel sind. Das Dienstwagenprivileg schürt gesellschaftlich und auch innerbetrieblich Ungleichheit und Ungerechtigkeit.

Wenn Sie an der Gewährung von Dienstwagen festhalten, schaffen Sie in Ihren Nutzungsregelungen zumindest spürbare Anreize und honorieren Sie, wenn Mitarbeitende kostengünstigere und nachhaltigere Fahrzeugmodelle oder gar die Nullvariante – also keinen Dienstwagen – wählen. Hierzu können Sie ein Bonus-/Malussystem vorsehen: Je nach Fahrzeuggruppe wird ein Bonus zum Gehalt gezahlt oder es ergibt sich eine Zuzahlung. Fahrzeugzuteilungen nach Statuskriterien sollten Sie möglichst ganz abschaffen.

In die Nutzungsregelungen für Firmenfahrzeuge gehören Aspekte des schonenden Umgangs mit dem Fahrzeug, aber auch Vorgaben für eine kraftstoffsparende Fahrweise sowie Sicherheitsaspekte. Schreiben Sie die aktuell gültige Richtgeschwindigkeit als Höchstgeschwindigkeit vor. Verwarn- und Bußgelder sind selbstredend dem/der Nutzer:in anzulasten. Sehen Sie Fahrsicherheitstrainings und Schulungen zur kraftstoff- bzw. energiesparenden Fahrweise in bestimmten Abständen und bei Beginn jeder Dienstwagenzuteilung vor; für Vielfahrende sind diese besonders lohnend.

Generell gilt auch hier: Sie sollten im Blick haben und von Zeit zu Zeit analysieren, ob die Vorgaben der Richtlinie auch in der Praxis eingehalten werden.

„Eine Nutzung von Firmenfahrzeugen/Poolfahrzeugen für private Zwecke ist nicht gestattet. Zuwiderhandlungen führen zu einer Abmahnung.“ 

 “Die private Nutzung von Firmenfahrzeugen bedarf stets der Genehmigung des Fuhrparkmanagements bzw. der Geschäftsleitung und ist nur zulässig, sofern keine Beeinträchtigung der dienstlichen Abläufe zu erwarten ist." 

  “Bei der privaten Nutzung eines Pkw aus dem Unternehmensfuhrpark beteiligt sich der/die Mitarbeitende mit xy €/km (Pauschalsatz idealerweise anhand der Vollkosten berechnet) und einem mietdauerabhängigen Entgelt von yz €/Stunde an den Fahrzeugkosten. Die gefahrenen Kilometer werden mittels eines Fahrtenbuches festgehalten.”

 “Bereitgestellte Tankkarten/Ladekarten dürfen nur zur Betankung bzw. zum Laden des Firmenfahrzeugs eingesetzt werden. Die missbräuchliche Nutzung führt zu einer Abmahnung. Nach Betankung/Laden ist die Eingabe des Kilometerstandes zwingend erforderlich.“ 

„Die berechtigten Personen können freiwillig auf ein Dienstfahrzeug verzichten. In diesem Fall erhalten sie für jeden vollen Kalendermonat einen finanziellen Ausgleich in Höhe von xy€.“

 “Wählt der/die Mitarbeitende ein Fahrzeugmodell als Dienstfahrzeug, das (gemäß Herstellerangaben) vom CO2-Richtwert abweicht, erhält der/die Mitarbeitende einen monatlichen Bonus in Höhe von 2 € je eingespartem g CO2/km, bei Überschreitung hat der/die Mitarbeitende 2 € je g CO2/km zu zahlen. In keinem Fall darf jedoch der festgelegte CO2-Höchstwert überschritten werden.”

 „Mitarbeitende mit einem Dienstwagen erhalten folgende Zuschüsse zur zugesagten Leasingrate, wenn das ausgewählte Modell bestimmte Kriterien erfüllt:

Modell mit Wasserstoffantrieb + 150 €; Modell mit reinem Elektroantrieb + 150 €“

„Bei Erhalt des Dienstwagens sowie mindestens alle drei Jahre hat der/die Mitarbeitende an einem Fahrsicherheitstraining mit Sprit-/Energiespartraining teilzunehmen.”

 „Aus Sicherheitsgründen sind vorgegebene Tempobeschränkungen stets einzuhalten. Auf Autobahnen und autobahnähnlichen Schnellstraßen darf mit dem Firmenfahrzeug generell nicht schneller als die aktuelle Richtgeschwindigkeit von130 km/h gefahren werden. Einen etwaigen höheren Schadensaufwand trägt anteilig der/die Fahrzeugnutzer:in, wenn dieser auf eine überhöhte Geschwindigkeit - unabhängig vom Verschulden - zurückzuführen ist. Sämtliche Verwarn-, Ordnungs- und Strafgelder aus Fehlverhalten des/der Fahrzeugnutzer:in gehen im Rahmen des arbeitsrechtlich Möglichen zu dessen/deren Lasten.”

„Bei Verstoß gegen die Regelungen dieser Richtlinie behält sich das Unternehmen vor, den Dienstwagen kurzfristig und ersatzlos zurückzufordern.”